Hãy quên đi những cuốn sách khô cứng về kế toán, những quyền sách dày cộp về tài chính doanh nghiệp.
Bạn là chủ doanh nghiệp và bạn biết việc tìm hiểu tài chính, kế toán doanh nghiệp là rất quan trọng. Nhưng khi đọc về mấy cuốn sách về kế toán, tài chính và thuế thì thật ngán ngẩm vì nó quá khó hiểu. Cách giải thích dài dòng lại phải tài khoản này, tài khoản nọ khiến bạn rối tung lên. Nó không phải dành cho bạn mà dành cho những người kế toán. Bạn là chủ doanh nghiệp, bạn chỉ muốn biết đâu là những tài khoản quan trọng, nó có ý nghĩa gì và cho biết gì về doanh nghiệp của mình. Bạn cũng cần giải thích thật ngắn gọn và đơn giản chứ không phải dài dòng và khô khan như những cuốn sách khoa học.
Tôi hiểu bạn cảm thấy như thế nào khi phải đối mặt với những bức xúc trên. Hãy quên đi những cuốn sách khô cứng về kế toán, những quyền sách dày cộp về tài chính doanh nghiệp, tôi sẽ chia sẻ với bạn những chỉ số quan trọng nhất của doanh nghiệp mà bạn cần quan tâm một cách nhanh nhất.
Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ giúp bạn đọc Báo cáo tài chính công ty – một công cụ thiết yếu để quản lý tài chính doanh nghiệp. Báo cáo tài chính gồm có 3 loại báo cáo quan trọng nhất: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Với chỉ 1 phút, tôi sẽ giúp bạn hình dung bức tranh tài chính toàn cảnh doanh nghiệp với những thông số quan trọng nhất. Bạn sẽ biết doanh nghiệp mình liệu có thực sự là khỏe mạnh như mình vẫn nghĩ hay không?
1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Đây là bản báo cáo cho biết công ty đạt được doanh số bao nhiêu, chi phí như thế nào và lợi nhuận còn lại là bao nhiêu. Tóm lại Bản báo cáo này cho biết doanh nghiệp lãi hay lỗ như thế nào. Bản báo cáo này có thể thực hiện theo hàng quý hay hàng năm.
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chúng ta cần chú ý một số loại tài khoản sau:
* Doanh thu
Tài khoản doanh thu theo dõi tất cả doanh số khi bán được hàng và được chấp nhận thanh toán.
Doanh thu = Giá sản phẩm * Số lượng sản phẩm bán ra.
Tài khoản Doanh thu bán hàng chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ báo cáo, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền. Thông thường các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, Doanh thu đối với các sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT là giá bán chưa có thuế VAT.
Ví dụ, nếu công ty bán được 1.000 bộ quần áo, mỗi bộ trị giá 100.000 đ chưa thuế VAT, doanh thu sẽ là 100.000.000 đ.
Việc ghi chép doanh thu một cách thường xuyên và chính xác là đặc biệt quan trọng để biết doanh nghiệp đang đứng ở đâu. Thông thường, để xây dựng một công ty thành công, mức tăng trưởng cần phải đạt được là 20%/năm.
* Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán đại diện cho tất cả chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm hay dịch vụ để bán. Đối với công ty cung cấp dịch vụ thì nó cũng được biết đến như chi phí bán hàng. Giá vốn hàng bán bao gồm: Lương nhân viên, Vật liệu thô, Chi phí nhà cung cấp, Chi phí sản xuất, Giá bán sỉ hàng hóa…
Ví dụ: Chi phí để may 1 bộ quần áo là 100.000 đồng, bạn bán được 1.000 bộ thì giá vốn hàng bán sẽ là: 100.000.000 đồng.
Đối với một công ty thương mại thì giá vốn hàng bán là tổng chi phí cần thiết để hàng có mặt tai kho ( Bao gồm Giá mua từ nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm,…). Ví dụ: Công ty máy tính X nhập máy tính từ nhà cung cấp với giá 10 triệu đồng, Chi phí vận chuyển là 500.000 đồng thì giá vốn hàng bán là 10,5 triệu đồng.
Để doanh nghiệp có lãi, bạn phải tìm cách để giảm giá vốn hàng bán nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Ví dụ: Bạn có thể tìm các nguyên vật liệu rẻ hơn, Thuê ngoài dịch vụ, Gia công cho các đối tác có chi phí thấp hơn hoặc sử dụng kỹ thuật mới để tăng hiệu quả hoạt động. Rất nhiều công ty thất bại do người chủ không quan tâm đến chi phí sản xuất. Hệ quả là doanh thu lớn nhưng thực chất doanh nghiệp lại không có lãi.
* Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán. Để theo dõi lợi nhuận gộp doanh nghiệp cao hay thấp, người ta sử dụng tỷ lệ lợi nhuận gộp dưới dạng phần trăm:
Tỷ lệ lợi nhuận gộp = ( Lợi nhuận gộp/Doanh thu) * 100%
Ví dụ: Tỷ lệ lợi nhuận của công ty là 25% có nghĩa là cứ mỗi 100.000 đồng bán được, công ty kiếm được là 25.000 đồng
Chỉ số này cho biết mỗi đồng doanh thu thu về tạo ra được bao nhiêu đồng thu nhập. Tỷ lệ lợi nhuận gộp là một chỉ số rất hữu ích khi tiến hành so sánh các doanh nghiệp trong cùng một ngành. Doanh nghiệp nào có tỷ lệ lợi nhuận gộp cao hơn chứng tỏ doanh nghiệp đó có lãi hơn và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh của nó. Để xây dựng một công ty thành công, bạn phải đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận gộp cao hơn mặt bằng chung trong nghành của mình.
* Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản chi phí không thay đổi khi mức sản lượng thay đổi, bao gồm: chi phí bán hàng và tiếp thị, tiền lương cố định, thuê văn phòng, cước viễn thông, phí vận chuyển, nghiên cứu và phát triển và khấu hao tài sản cố định.
Thông thường, các doanh nghiệp đều cố gắng cắt giảm chi phí, từ việc kiểm duyệt từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên cuối cùng hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên cho là giám đốc còn “ keo kiệt”. Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ thường gặp lúng túng giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và tạo ra ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Dẫn tới doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải quyết các chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.
Để kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần phải lập định mức chi phí tức là khoán định mức cho các khoản chi phí theo tiêu chuẩn cụ thể. Trên cơ sở phân tích dữ liệu trước đây và thu thập thông tin chi phí thực tế, doanh nghiệp cần lên ngân sách cho các chi phí cố định của công ty và theo dõi các khoản chi phí thường xuyên để đảm bảo không vượt ngân sách
* Lợi nhuận ròng
Đây là số tiền bạn thật sự kiếm được sau khi trừ tất cả chi phí, kể cả thuế. Đây là lợi nhuận dùng để tái đầu tư vào kinh doanh và trả cổ tức.
Lợi nhuận ròng = Doanh thu- Giá vốn hàng bán – Chi phí cố định – Thuế
Mục tiêu của doanh nghiệp thành công là đạt mức tăng trưởng lợi nhuận ròng ít nhất 20%/năm.
Hãy quên đi những cuốn sách khô cứng về kế toán, những quyển sách dày cộp về tài chính doanh nghiệp.
Hiểu biết báo cáo tài chính doanh nghiệp là công cụ cực kỳ cần
thiết để điều hành doanh nghiệp. Warren Buffer đã từng nói “ Việc gì bạn
không hiểu rõ thì đừng làm”.
Việc hiểu và
phân tích báo cáo tài chính không chỉ giúp bạn quản lý công ty dễ dàng
mà còn quản lý tài chính cá nhân chính xác và đặc biệt giúp bạn trở
thành nhà đầu tư giỏi trong việc lựa chọn cổ phiếu của các công ty thực
sự tốt.
Giống như một trận đấu bóng đá, bạn
cần phải biết tỷ số trận đấu, thống kê về số lượng kiểm soát bóng, số
lượng cú sút trúng khung thành để đưa ra các phương án điều chỉnh chiến
thuật và thay người. Hiểu ngôn ngữ tài chính doanh nghiệp là điều kiện
cần để bạn có thể đưa doanh nghiệp tiến xa hơn và chắc chắn hơn.
2. Bảng cân đối kế toán
Bảng
cân đối kế toán cho bạn biết doanh nghiệp mình đang khỏe hay yếu. Nó
cho bạn biết về mối quan hệ giữa số tài sản công ty hiện có với số tiền
nợ công ty hiện tại.
Mức chênh lệch giữa số tài
sản và nợ công ty là vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu là các nguồn vốn
đóng ghóp của các nhà đầu tư vào công ty.
Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ
Bảng
cân đối kế toán có vai trò hết sức quan trọng đối với bất kỳ một doanh
nghiệp nào, không những phản ánh vừa khái quát vừa chi tiết tình trạng
tài sản và vốn của doanh nghiệp mà còn là minh chứng thuyết phục cho một
dự án vay vốn khi doanh nghiệp trình lên ngân hàng, và đồng thời cũng
là căn cứ đáng tin cậy để các đối tác xem xét khi muốn hợp tác với doanh
nghiệp.
Trong Bảng cân đối kế toán, chúng ta cần tập trung vào 4 loại tài khoản sau:
Khoản phải thu:
Khoản
phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa
hoặc dịch vụ. Nếu công ty bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ mà không thu
tiền ngay lập tức thì bạn sẽ có các “ khoản phải thu” hay còn gọi là “
Công nợ”. Đây là vấn đề rất đau đầu với nhiều chủ doanh nghiệp và bạn
phải đảm bảo là theo dõi thường xuyên các khoản phải thu này.
Có
thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với
mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát
nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận
và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng,
do đó mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho
khoản phải thu tăng, có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó
rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Vì vậy, doanh nghiệp cần có
chính sách bán chịu phù hợp.
Khoản phải thu của
doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình
hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách
bán chịu của doanh nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh
hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu. Bạn có thể thay đổi mức độ bán chịu
để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi
nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu
cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm
phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo
khoản phải thu nên cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi.
Hàng tồn kho:
Hàng
tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm ( sản phẩm chưa hoàn
thành) và thành phẩm chưa được bán. Ví dụ: Quần áo , Gạch ngói, Tivi, Tủ
lạnh đã sản xuất hoàn thiện nhưng chưa bán….Những sản phẩm cất trong
kho để bán giống như tiền để trên giá sách vậy cho nên phải được theo
dõi thật sát sao, nhất là với các doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ.
Cần
phải duy trì hồ sơ của tất cả các mặt hàng tồn kho để phòng ngừa mất
cắp và để lẫn hàng hóa. Giữ số lượng hàng tồn kho cất giữ ở mức tối
thiểu đồng thời theo dõi các xu hướng kinh doanh. Ngày mua, số lượng,
giá mua, ngày bán và giá bán là tất cả các thông tin liên quan cần có
trong hồ sơ hàng tồn kho
Khoản phải trả:
Tài khoản phải trả theo dõi số tiền doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp hoặc các hóa đơn điện, nước, thuế chưa trả…
Ví
dụ: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh nhưng trong điều
khoản sau 30 – 90 ngày mới phải thanh toán thì đây là khoản phải trả.
Chú ý, Bạn chỉ cần đảm bảo thanh toán trước 90 ngày không cần phải trả
sớm kể cả khi có tiền sẵn trong két để duy trì lượng tiền mặt trong tay.
Trong giai đoạn công ty mới thành lập điều này đặc biệt quan trọng, nên
nếu có thể bạn cần phải thương lượng với các nhà cung cấp để gia hạn
thời gian thanh toán các khoản nợ cho mình càng dài càng tốt.
Nợ dài hạn:
Nợ
dài hạn để theo dõi các khoản nợ thuê tài chính hoặc các khoản nợ khác
có thời hạn trả nợ trên 1 năm. Ví dụ: Nợ ngân hàng là món nợ dài hạn
công ty mà bạn nên quan tâm. Nợ ngân hàng không hẳn là một điều xấu. Nó
sẽ giúp bạn mở rộng hoạt động kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên nó cũng
ẩn chứa rủi ro khi các khoản nợ vượt quá khả năng thanh toán của bạn. Để
đảm bảo tỷ lệ vay nợ ngân hàng hợp lý, số tiền lãi trả ngân hàng hàng
tháng không vượt quá 20% chi phí cố định và tổng nợ ngân hàng < 3 lần
lợi nhuận ròng hàng năm công ty.
3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
Báo
cáo lưu chuyển tiền tệ ghi lại dòng tiền chảy vào và chảy ra của doanh
nghiệp. Nó cho biết công ty thật sự kiếm được bao nhiêu tiền và dùng hết
bao nhiêu tiền trong một khoảng thời gian nhất định.
Trong
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận được ghi
lại ngay khi bán hàng mặc dù chưa nhận được tiền, thuế thu nhập và khấu
hao được ghi lại dưới dạng chi phí dù không phải trả tiền ngay lập tức.
Nên để biết chính xác số tiền thực sự nhận được của doanh nghiệp, bạn
cần đọc báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Dù công ty
kiếm được lợi nhuận tốt nhưng nếu số tiền khách hàng nợ nhiều hay công
ty phải bỏ ra khoản tiền lớn để bảo trì máy móc, thiết bị thì vẫn thật
sự nguy hiểm. Có tiền là mới là vua. Nếu không đủ tiền, công ty không
thể trang trải chi phí hàng tháng và buộc phải phá sản.
Ví dụ:
Bảng Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ - Công Ty TNHH ANZ
LƯU CHUYỂN TIỀN TỪ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (tính theo triệu đồng)
Lợi nhuận ròng sau thuế: 890
Khấu hao tài sản cố định: + 320
Thay đổi trong Tài sản và Nợ
Khoản phải thu: - 20
Hàng tồn kho: + 60
Khoản phải trả: +100
Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh: +80
Lưu Chuyển Tiền Từ Hoạt Động Kinh Doanh: 1.430
Trong
ví dụ trên, mặc dù thu nhập ròng sau thuế chỉ có 890 triệu đồng nhưng
công ty lại có tới 1 tỷ 430 triệu đồng tiền mặt. Khoản tiền này được gọi
là Tiền thu từ hoạt động kinh doanh. Chúng ta thấy số tiền doanh nghiệp
thực sự nhận được cao hơn so với lợi nhuận kiếm được? Điều này là
do những khoản như khấu hao tài sản cố định được tính là chi phí trong
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhưng công ty không thật sự phải
chi tiền. Do vậy báo cáo lưu chuyển tiền tệ là công cụ quan trọng để biết số tiền mặt thực sự của doanh nghiệp.
Bà Nguyễn Đương là
chuyên gia tài chính kế toán, nhà sáng lập, giám đốc chuyên môn và cố
vấn tài chính cấp cao của AAL. Bà hiện đã hơn 30 năm làm việc trong lĩnh
vực tài chính kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam, hơn 6 năm làm cố vấn
tài chính kế toán và thuế.
|
Nguyễn Đương
Founder / Cố vấn tài chính cấp cao AAL
Theo Trí Thức Trẻ